Perehdytys: Tehokas tapa sitouttaa uusi työntekijä

Perehdytys on paljon enemmän kuin vain pakollinen rasti rekrytointiprosessin lopussa. Se on strateginen hetki, joka määrittää, kuinka nopeasti uusi työntekijä pääsee vauhtiin, sitoutuu yritykseen ja alkaa tuottaa tulosta. Onnistunut perehdytys on pohjimmiltaan sijoitus tulevaisuuteen – se rakentaa luottamusta ja positiivista työnantajakuvaa heti ensimetreiltä.

Miksi laadukas perehdytys on liiketoiminnan elinehto?

Aivan liian usein perehdytys kuitataan pikaisella toimistokierroksella ja ojentamalla mappi, joka unohtuu hyllyyn keräämään pölyä. Tällainen "heitetään syvään päätyyn" -lähestymistapa on paitsi tehoton, myös kallis. Se jättää uuden tulokkaan yksin, mikä ruokkii epävarmuutta, johtaa virheisiin ja syö motivaatiota. Kun alku on sekava, työntekijän energia kuluu perusasioiden selvittelyyn tuottavan työn tekemisen sijaan.

Pahimmillaan homma ei lähde lainkaan lentoon, ja työsuhde päättyy jo koeajalla. Tämä ei ole vain inhimillisesti ikävää, vaan se on myös suora taloudellinen tappio. Uuden ihmisen etsiminen, rekrytointi ja kouluttaminen on aina kalliimpaa kuin olemassa olevan osaajan pitäminen talossa.

Systemaattinen perehdytys oikaisee oppimiskäyrää

Kun perehdytys on suunniteltu etukäteen, uusi työntekijä tietää heti, mitä häneltä odotetaan, mistä tarvittava tieto löytyy ja kenen puoleen kääntyä. Tämä selkeys lyhentää dramaattisesti aikaa, joka kuluu täyteen tuottavuuteen pääsemiseksi.

Hyvin jäsennelty prosessi varmistaa, että kaikki kriittiset palaset loksahtavat paikoilleen:

• Talon tavat: Miten meillä toimitaan? Mitkä ovat arvomme ja miten puhumme toisillemme?
• Roolin selkeys: Mitkä ovat minun konkreettiset tavoitteeni ja miten onnistumistani mitataan?
• Työkalut haltuun: Miten käytän järjestelmiä ja muita työvälineitä fiksusti?
• Ihmiset ja verkostot: Ketkä ovat tiimini avainhenkilöitä ja kuka auttaa missäkin asiassa?

Johdonmukaisuus poistaa turhan arvailun ja antaa työntekijälle varmuuden, joka näkyy suoraan työn laadussa ja tehokkuudessa.

Systemaattinen perehdytys ei ole kuluerä, vaan investointi. Se maksaa itsensä takaisin tuottavampina työntekijöinä, vähäisempänä vaihtuvuutena ja parempana ilmapiirinä.

Enemmän kuin vain lakisääteinen minimi

Työturvallisuuslaki on selkeä: työnantajan on annettava työntekijälle riittävä opastus ja perehdytys työhön, työpaikan olosuhteisiin ja turvallisiin työtapoihin. Tämä on ehdoton perusta, jonka tarkoitus on ennaltaehkäistä tapaturmia ja ammattitauteja.

Parhaat yritykset eivät kuitenkaan tyydy vain tähän. He ymmärtävät, että lain kirjaimen ylittäminen viestii välittämisestä. Se kertoo uudelle työntekijälle, että hänen hyvinvointinsa on aidosti tärkeää. Tämä on erityisen kriittistä nuorten tai alalle uusien työntekijöiden kohdalla, joilla ei välttämättä ole aiempaa kokemusta työelämän pelisäännöistä.

Työsuojeluhallintokin muistuttaa, että etenkin nuorten perehdytys vaatii yksilöllistä otetta ja selkeän suunnitelman. Onnistuminen näkyy parempana työhyvinvointina ja tehokkuutena. Esimerkiksi Lahden kaupunki on luonut yhteisiä malleja varmistaakseen tasalaatuisen alun kaikille. Lisää hyviä käytäntöjä ja havaintoja voit lukea Työsuojeluhallinnon kumppanisivustolta.

Onnistunut perehdytys rakentuu useasta eri palasesta, jotka yhdessä muodostavat toimivan kokonaisuuden. Alla oleva taulukko tiivistää nämä keskeiset osa-alueet ja niiden tavoitteet.

Onnistuneen perehdytyksen osa-alueet

Osa-alueKeskeinen sisältöTavoiteEnnen ensimmäistä päivääTyöpisteen valmistelu, tunnusten luonti, tervetuloviesti.Varmistaa sujuva ja tervetullut aloitus.Ensimmäinen viikkoTiimiin tutustuminen, yrityskulttuuri, keskeiset työtehtävät.Luoda perusta sosiaaliselle integroitumiselle ja työn ymmärrykselle.Ensimmäinen kuukausiSyvempi perehtyminen työtehtäviin, ensimmäiset tavoitteet.Mahdollistaa itsenäisen työskentelyn aloittaminen.Jatkuva tukiSäännölliset seurantakeskustelut, palautteen anto, mentorointi.Varmistaa pitkäaikainen sitoutuminen ja ammatillinen kehitys.

Taulukko näyttää, että perehdytys ei ole yhden päivän tai viikon projekti, vaan jatkumo, joka tukee työntekijää koko alkutaipaleen ajan.

Toimivan perehdytyssuunnitelman rakentaminen

Parhaat perehdytyssuunnitelmat ovat paljon enemmän kuin pelkkiä muistilistoja. Ne ovat eläviä käsikirjoituksia ja aikajanoja, jotka luotsaavat uuden työntekijän sujuvasti osaksi työyhteisöä. Moni sortuu geneerisiin, kaikille sopiviin listoihin, jotka eivät kuitenkaan käytännössä toimi, koska ne sivuuttavat roolin ja ihmisen yksilölliset tarpeet. Toimiva suunnitelma onkin joustava kehys, jonka rakentaminen alkaa jo kauan ennen ensimmäistä työpäivää.

Kaikki lähtee hyvästä valmistelusta. Kuvittele se fiilis: uusi työntekijä saapuu intoa piukassa, mutta hänen työpisteensä on täynnä vanhaa romua, läppäriä ei ole tilattu eikä IT-tunnuksia ole olemassakaan. Sellainen aloitus on kuin jääkylmä suihku – se viestii huonosta organisoinnista ja sammuttaa alkuhuuman tehokkaasti.

Valmistelut ennen ensimmäistä päivää

Onnistunut perehdytys käynnistyy jo kulisseissa. Varmista, että nämä perusasiat ovat hoidossa viimeistään päivää ennen kuin uusi osaaja astuu ovesta sisään:

• Fyysinen työpiste: Onhan työpöytä siisti ja ergonominen? Löytyykö siitä kaikki tarvittava näytöstä ja näppäimistöstä kyniin ja lehtiöön?
• Digitaaliset työkalut: Onko kone tilattu ajoissa ja asennettu valmiiksi? Ovatko kaikki tarvittavat ohjelmat ja järjestelmätunnukset luotu ja testattu, että ne varmasti toimivat?
• Viestintä: Onko tiimille kerrottu uudesta tulokkaasta? Ja tärkeimpänä, onko hänelle itselleen lähetetty tervetuloviesti, jossa kerrotaan ensimmäisen päivän käytännön kuvioista?

Tämä pieni etukäteisvaiva tekee ensimmäisestä päivästä paitsi sujuvamman, myös kertoo uudelle työntekijälle, että häntä on oikeasti odotettu ja arvostettu.

Ensimmäisen viikon selkeä rakenne

Ensimmäinen viikko on väistämättä täynnä uutta tietoa, uusia kasvoja ja uusia järjestelmiä. Tavoitteena ei olekaan kaataa koko tietopankkia niskaan kerralla, vaan luoda turvallinen ja jäsennelty lasku uuteen rooliin. Liian tiivis aikataulu uuvuttaa, mutta liian väljä jättää tulokkaan pyörittelemään peukaloitaan.

Keskity ensimmäisenä päivänä olennaiseen:

1. Lämmin vastaanotto: Esihenkilö tai nimetty mentori on vastassa heti aamusta. Ei mitään "se uusi tyyppi tulee tänään" -meininkiä.
2. Käytännön asiat: Missä ovat vessat, kahvinkeitin ja taukotilat? Miten kulkukortti toimii? Samalla on hyvä käydä läpi työpaikan ensiapuvalmiudet, kuten lähimmän sammuttimen tai ensiapupisteen sijainti. Voit tarkistaa, mitä ensiapukaapin sisältö työpaikalla tulisi olla, jotta olette varautuneet kunnolla.
3. Tiimin tapaaminen: Järjestä rento esittäytyminen, esimerkiksi yhteinen lounas tai kahvihetki. Vältä virallisia kokoushuone-esittelyitä.
4. Ensimmäiset työtehtävät: Anna heti jokin pieni ja selkeästi rajattu tehtävä. Se auttaa pääsemään konkreettisesti työhön kiinni ja antaa onnistumisen tunteen.

Seuraavat päivät voivat sitten syventyä itse työhön, järjestelmiin ja yrityksen toimintatapoihin. Tärkeintä on rytmittää tietoa ja jättää kalenteriin myös tyhjää tilaa kysymyksille ja omatoimiselle tutustumiselle.

Seuraava kuva havainnollistaa, miten hyvin suunniteltu perehdytys ruokkii tuottavuutta, sitoutumista ja turvallisuutta.

Kuten kuviosta näkee, nämä kolme elementtiä tukevat toisiaan ja kasvavat yhdessä, kunhan perehdytyksen perusta on vankka.

Vastuun jakaminen on menestyksen avain

Perehdytys ei saa koskaan olla yhden ihmisen show. Vaikka esihenkilöllä onkin päävastuu, onnistunut prosessi vaatii koko porukan panosta.

Yksikään esihenkilö ei voi yksin tarjota kaikkea sitä tukea, hiljaista tietoa ja sosiaalista verkostoa, jota uusi työntekijä tarvitsee. Tiimin ja mentorin rooli on korvaamaton.

Selkeä vastuunjako voisi näyttää esimerkiksi tältä:

• Esihenkilö: Vastaa kokonaisuudesta, asettaa tavoitteet ja huolehtii säännöllisistä seurantakeskusteluista. Esihenkilö varmistaa, että perehdytys etenee suunnitelman mukaan ja että resurssit ovat kunnossa.
• Nimetty mentori tai kummi: Toimii matalan kynnyksen apuna arjen pulmissa. Mentorilta voi kysyä ne "tyhmätkin kysymykset", kuten missä on paras lounaspaikka tai miten loma-anomus käytännössä tehdään. Hänen tehtävänsä on olla arjen tukihenkilö.
• Tiimi: Huolehtii sosiaalisesta puolesta ja jakaa sitä tärkeää hiljaista tietoa. Tiimiläiset voivat opastaa käytännön työtehtävissä, esitellä tärkeitä yhteistyökumppaneita ja kutsua tulokkaan mukaan kahville.

Kun vastuu jaetaan fiksusti, kukaan ei ylikuormitu ja uusi työntekijä saa monipuolista tukea eri suunnista.

Seuranta ja suunnitelman eläminen

Perehdytyssuunnitelma ei ole kiveen hakattu dokumentti. Se on dynaaminen työkalu, jota pitää seurata ja muokata tarpeen mukaan. Säännölliset seurantakeskustelut ovat tässä kaiken A ja O.

Lukitse kalenterista ajat esimerkiksi ensimmäisen viikon, ensimmäisen kuukauden ja kolmen kuukauden päähän. Näissä tapaamisissa ei ole tarkoitus vain ruksata listoja, vaan kuunnella aidosti:

• Miten on lähtenyt käyntiin?
• Mikä on tuntunut haastavalta?
• Millaista tukea kaipaisit lisää?
• Onko työnkuva ja odotukset selkiytyneet?

Nämä hetket antavat kullanarvoista tietoa siitä, miten perehdytys on onnistunut, ja tarjoavat mahdollisuuden korjata kurssia ajoissa. Samalla ne viestivät uudelle työntekijälle, että hänen kokemuksellaan ja hyvinvoinnillaan on oikeasti väliä. Onnistunut perehdytys on aina dialogi, ei monologi.

Työturvallisuus osana jokapäiväistä työtä

Työturvallisuus ei ole mikään erillinen saareke tai kerran vuodessa suoritettava velvollisuus. Se on asenne ja tapa toimia, joka pitää istuttaa osaksi työn arkea heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Kun turvallisuusajattelu upotetaan perehdytykseen, se tarttuu uuden työntekijän selkärankaan luonnostaan.

Onnistunut perehdytys ei ole pelkkää tehtävälistojen läpikäyntiä. Se rakentaa kulttuuria, jossa turvallisuudesta huolehtiminen on aidosti kaikkien yhteinen juttu. Kun tulokas näkee, että kokeneemmat kollegat ja esimiehet suhtautuvat turvallisuuteen tosissaan, hän omaksuu saman asenteen.

Lakisääteiset koulutukset käytännön työssä

Monilla aloilla tietyt pätevyydet ovat ehdoton edellytys työnteolle. Näiden koulutusten järjestäminen on tietysti keskeinen osa perehdytystä, mutta niiden todellinen arvo realisoituu vasta, kun opit yhdistetään suoraan arjen tekemiseen.

Pelkkä kortin suorittaminen ei tee kenestäkään turvallisuusammattilaista. Siksi onkin kriittistä miettiä, miten koulutusten sisältö ja ajoitus tukevat toisiaan.

• Työturvallisuuskortti: Erityisesti rakennus- ja teollisuusaloilla tämä on perusvaatimus. Hoida koulutus heti perehdytyksen alkuun ja kytke sen opit välittömästi käytäntöön. Kun teette kierroksen työmaalla, näytä konkreettisesti, mitä yleinen järjestys tai suojainten käyttö tarkoittavat juuri tässä kohteessa.
• Alkusammutuskoulutus (AS1): Teorian päälle on ehdottoman tärkeää järjestää käytännön harjoitus. Anna uuden työntekijän itse paikantaa sammuttimet ja kokeilla niiden käyttöä. Tämä madaltaa kynnystä toimia, jos joskus tulee tositilanne.
• Ensiapukoulutukset (EA1/EA2): Koulutuksen jälkeen on täydellinen hetki kerrata työpaikan omat toimintaohjeet hätätilanteessa. Onko kaikille selvää, kuka hälyttää apua, mistä löytyvät ensiapuvälineet tai missä on lähin sydäniskuri?

Älä anna pätevyyskoulutusten jäädä irrallisiksi suorituksiksi. Tee niistä osa jatkuvaa turvallisuusdialogia. Kysy tulokkaalta koulutuksen jälkeen, mitä hänelle jäi päällimmäisenä mieleen ja miten hän aikoo soveltaa oppejaan omassa työssään.

Vaarojen tunnistamisesta turvallisiin rutiineihin

Yksi perehdytyksen ydinviesteistä on opettaa uusi työntekijä tunnistamaan oman työnsä ja ympäristönsä vaarat. Tämä on paljon enemmän kuin turvallisuusohjeiden luettelemista – se on aktiivista havainnointia ja riskien arviointia yhdessä, siellä missä työ tapahtuu.

Onnistunut perehdytys on investointi, joka maksaa itsensä takaisin paitsi turvallisuudessa, myös työn laadussa ja tehokkuudessa. Koska Suomen väestönkasvu nojaa maahanmuuttoon, työpaikoilla on yhä enemmän ihmisiä, jotka tarvitsevat selkeää ohjausta suomalaisen työelämän pelisääntöihin, turvallisuuskäytännöt mukaan lukien.

Käytännönläheisyys on tässäkin avainasemassa. Sen sijaan, että luettelet riskejä neuvotteluhuoneen kalvoilta, vie uusi työntekijä suoraan työpisteelle ja käykää asiat läpi siellä. Syvällisempää tietoa prosessista saat oppaastamme, joka käsittelee riskien arviointia työpaikalla.

Ergonomia ja fyysinen kuormitus haltuun heti alusta

Huono ergonomia ja liiallinen fyysinen kuormitus aiheuttavat valtavan määrän sairauspoissaoloja. Siksi ergonomiaopastuksen pitäisi olla itsestäänselvä osa perehdytystä, oli kyse sitten toimistotyöstä tai raskaammasta fyysisestä tekemisestä.

Älä koskaan oleta, että uusi työntekijä osaa automaattisesti säätää tuolinsa tai nostaa oikein. Näytä kädestä pitäen, miten homma hoidetaan turvallisesti.

• Toimistotyössä: Käykää yhdessä läpi työpisteen säädöt. Varmista, että näyttö, tuoli ja pöytä ovat yksilöllisesti oikeilla korkeuksilla. Muistuta myös taukojen ja asennon vaihtelun tärkeydestä – pienillä asioilla on iso vaikutus.
• Fyysisessä työssä: Demonstroi oikeat nostotekniikat ja turvalliset työasennot. Opasta apuvälineiden, kuten nostimien tai kärryjen, käyttöön. Tee selväksi, että apuvälineiden hyödyntäminen ei ole heikkoutta, vaan ammattitaitoa ja fiksua itsestään huolehtimista.

Tavoitteena on, että turvallisesta työskentelystä tulee itsestäänselvä rutiini, ei pakkopulla. Kun turvallisuusajattelu on sisäistetty kunnolla, se on paras vakuutus tapaturmia ja ammattitauteja vastaan.

Digitaalisen ja henkilökohtaisen perehdytyksen tasapaino

Nykypäivän perehdytys on harvoin enää joko tai -valinta. Ei tarvitse valita täysin digitaalisen alustan ja perinteisen, kasvokkain tapahtuvan ohjauksen väliltä. Kaikkein parhaat tulokset syntyvät, kun nämä kaksi lähestymistapaa nivotaan fiksusti yhteen – luodaan siis toimiva hybridimalli.

Tässä ajatuksena on, että teknologia hoitaa rutiinit ja ihmiskontakti rakentaa kulttuuria.

Kun uusi työntekijä voi kaikessa rauhassa kahlata yrityksen yleiset käytännöt, tietoturvaohjeet ja järjestelmien perusteet läpi omaan tahtiinsa verkkokurssina, säästyy kaikkien aikaa. Tällöin esihenkilön ja tiimin aika vapautuu siihen kaikista arvokkaimpaan: aitoon vuorovaikutukseen ja tiimin osaksi kasvamisen tukemiseen.

Milloin digitaalinen perehdytys on paikallaan?

Digitaaliset työkalut ovat aivan omiaan, kun jaettava tieto on standardoitua ja kaikille samaa. Ne ovat loistava tapa varmistaa, että ihan jokainen uusi työntekijä saa täsmälleen saman, laadukkaan tietopaketin – oli hän sitten missä tiimissä tai toimipisteessä tahansa.

Digitaalinen perehdytys toimii loistavasti esimerkiksi näissä:

• Yrityksen tarina: Historia, arvot, visio ja organisaatiokaavion esittely.
• Käytännön ABC: Työaikakäytännöt, sairauspoissaolojen ilmoittaminen ja henkilöstöedut.
• Järjestelmien haltuunotto: Lyhyet video-ohjeet yleisimpien ohjelmistojen, kuten tuntikirjausjärjestelmän tai intran, käytöstä.
• Pakolliset koulutukset: Tietosuojaan, tietoturvaan tai vaikkapa eettisiin ohjeisiin liittyvät verkkokurssit.

Digitaalisuuden suurin etu on joustavuus. Uusi työntekijä voi palata materiaaleihin aina tarvittaessa ja kerrata asioita, mikä auttaa tiedon painumista pitkäkestoiseen muistiin.

Kun mikään ei korvaa ihmiskontaktia

Teknologia on tehokas apuri, mutta se ei koskaan pysty korvaamaan ihmisten välistä kemiaa ja vuorovaikutusta. Se hetki, kun tavataan kasvotusten tai laadukkaan etäyhteyden välityksellä, on korvaamaton luottamuksen rakentamisessa. On tärkeää sitouttaa tulokas aidosti osaksi porukkaa.

Esimerkiksi hyvin toteutetut webinaarit ja virtuaalikoulutukset voivat olla todella tehokkaita, kunhan ne suunnitellaan vuorovaikutteisiksi. Aiheesta löydät lisää käytännön vinkkejä oppaastamme, jossa käsittelemme Microsoft Teamsin käyttöä webinaarikoulutuksissa.

On alueita, joissa henkilökohtainen ote on yksinkertaisesti välttämätön:

• Kulttuuriin ja tiimiin sukeltaminen: Yhteiset kahvitauot, lounaat ja käytäväkeskustelut. Juuri niissä opitaan ymmärtämään työyhteisön kirjoittamattomia sääntöjä.
• Hiljaisen tiedon siirtäminen: Kokeneemman kollegan tai mentorin jakamat käytännön vinkit – ne "näin meillä on tapana tehdä" -neuvot ovat kultaakin kalliimpia.
• Monimutkaisten työtehtävien opettelu: Haastavat hommat on helpompi oppia, kun joku näyttää vieressä kädestä pitäen mallia ja antaa välitöntä palautetta.
• Tavoitteiden asettaminen ja palaute: Esihenkilön kanssa käytävät keskustelut odotuksista, tavoitteista ja kehittymisestä vaativat aina luottamuksellisen ja henkilökohtaisen yhteyden.

Digityökalut välittävät informaatiota, mutta ihmiset välittävät kulttuuria, luottamusta ja tunteen siitä, että sinusta välitetään. Onnistunut perehdytys tarvitsee ehdottomasti molempia.

Rakenna toimiva hybridimalli

Tehokkaan hybridimallin rakentaminen ei tapahdu itsestään, vaan se vaatii suunnitelmallisuutta. Tavoitteena on löytää täydellinen tasapaino, jossa digitaaliset ja henkilökohtaiset osiot täydentävät toisiaan saumattomasti.

Alla oleva taulukko auttaa hahmottamaan, milloin kannattaa hyödyntää digitaalisia työkaluja ja milloin henkilökohtainen ohjaus on tehokkaampaa.

‍

Miten perehdytyksen onnistumista sitten mitataan?

Mistä oikeasti tiedät, onko se kaikki vaiva – suunnittelu, palaverit ja materiaalit – todella kannattanut? Ilman kunnollista mittaamista ja palautteen keräämistä touhu on pelkkää arvailua. Onnistunut perehdytys ei ole vain joku epämääräinen "hyvä fiilis", vaan se näkyy ihan oikeina, konkreettisina tuloksina, jotka vaikuttavat suoraan tiimin vauhtiin ja koko liiketoimintaan.

Kun mittaat systemaattisesti, pystyt erottamaan toimivat palaset niistä, jotka kaipaavat viilausta. Se muuttaa mututuntuman dataksi, jonka varassa voit tehdä fiksumpia päätöksiä ja kehittää perehdytystä jatkuvasti paremmaksi.

Valitse oikeat mittarit, älä kaikkea mahdollista

Mittaaminen kannattaa aloittaa valitsemalla muutama avainluku, jotka kertovat olennaisen. Ei ole mitään järkeä seurata kaikkea mahdollista ja hukkua dataan. Keskity niihin lukuihin, jotka oikeasti kertovat, miten perehdytys on vaikuttanut.

Tässä muutama tehokas ja hyväksi havaittu mittari:

• Aika täyteen tuottavuuteen: Kuinka nopeasti uusi työntekijä pääsee sille tasolle, että hän tekee töitä itsenäisesti ja tehokkaasti? Tätä voi arvioida esimerkiksi katsomalla suoritettujen tehtävien määrää tai tavoitteiden saavuttamista ensimmäisten 3–6 kuukauden aikana.
• Vaihtuvuus koeajalla: Tämä on ehkä raain, mutta samalla yksi tärkeimmistä mittareista. Jos uudet työntekijät äänestävät jaloillaan jo koeajalla, se on todella hälyttävä merkki perehdytyksen epäonnistumisesta. Tavoitteen pitäisi olla käytännössä nolla.
• Sitoutuminen ja fiilis: Kyselyt ja nopeat pulssimittaukset ovat loistava keino selvittää, miten uusi työntekijä kokee roolinsa, tiimin ja yrityksen yleisen ilmapiirin. Kysy suoraan: tunsitko olosi tervetulleeksi, saitko tarpeeksi tukea?
• Virheiden määrä: Mokia sattuu alussa kaikille, se on täysin normaalia. Määrän pitäisi kuitenkin lähteä selkeään laskuun perehdytyksen edetessä. Jos samat perusvirheet toistuvat jatkuvasti, on syytä katsoa kriittisesti perehdytyksen sisältöä.

Perehdytyksen mittaaminen ei ole työntekijän kyttäystä. Se on prosessin laadunvarmistusta. Kun tiedät, mikä toimii, voit monistaa hyviä käytäntöjä ja korjata ne kohdat, jotka eivät toimi.

Luo systemaattinen tapa kerätä palautetta

Numerot antavat kovaa dataa, mutta tarvitset rinnalle myös laadullista palautetta ymmärtääksesi, mitä lukujen takana oikeasti on. Rakenna selkeä ja matalan kynnyksen prosessi palautteen keräämiseen, joka kattaa koko perehdytysjakson. Palaute on lahja, jonka avulla voit kehittää toimintaa.

Muista, että palautetta kannattaa kerätä monesta suunnasta:

1. Uudelta työntekijältä: Tämä on tietenkin se tärkein. Kysy säännöllisesti, mikä on sujunut hyvin, mikä on tuntunut vaikealta ja missä asioissa hän kaipaisi lisää tukea.
2. Esihenkilöltä: Miten esihenkilö on kokenut uuden työntekijän vauhtiin pääsemisen? Onko perehdytyssuunnitelma aidosti tukenut hänen työtään?
3. Tiimiltä ja mentorilta: Lähimmillä kollegoilla ja nimetyllä mentorilla on usein paras näkemys arjen sujumisesta. He näkevät käytännössä, miten tulokas on sulautunut porukkaan ja miten yhteistyö lähtee rullaamaan.

Hyvin hoidettu perehdytys näkyy suoraan siinä, miten ihmiset voivat ja viihtyvät työssään. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysministeriön Hyvän työn ohjelma painottaa, että juuri perehdytys on yksi avaintekijöistä, jotka vaikuttavat henkilöstön jaksamiseen ja alalla pysymiseen. Aiheesta voi lukea lisää esimerkiksi Sairaanhoitajien artikkelista perehdytyksen merkityksestä.

Älä unohda säännöllisiä seurantakeskusteluja

Paras tapa kerätä palautetta ja seurata edistymistä on varata kalenteriin säännölliset juttutuokiot uuden työntekijän ja esihenkilön välille. Älä jätä näitä sattuman varaan, vaan sovi ne jo etukäteen.

Toimiva rytmi voisi olla vaikkapa tämä:

• Ensimmäisen viikon päätteeksi
• Kuukauden jälkeen
• Kolmen kuukauden kohdalla (hyvissä ajoin ennen koeajan päättymistä)

Näiden keskustelujen tarkoitus ei ole vain kuitata tehtyjä tehtäviä. Niiden syvempi tavoite on rakentaa luottamusta ja varmistaa, että kaikki on hyvin myös henkisellä puolella. Keskity kuuntelemaan ja esittämään avoimia kysymyksiä.

‍

Usein kysyttyjä kysymyksiä perehdytyksestä

Perehdytys on paljon muutakin kuin lista ruksittavia asioita – se on prosessi, joka herättää jatkuvasti kysymyksiä. Kokosimme tähän vastauksia muutamaan yleisimpään pähkinään, joita esihenkilöt ja HR-tiimit kohtaavat arjessaan.

Miten etätyöntekijän perehdytys onnistuu?

Etätyöntekijän kohdalla suurin riski on, että hän jää yksin ajatustensa kanssa. Tämä on ehdottomasti vältettävä, ja siksi homma vaatii tietoisia ponnisteluita ja selkeän suunnitelman. Tärkeintä on ylikommunikointi ja säännöllisten, matalan kynnyksen juttutuokioiden sopiminen kalenteriin.

Varmista, että läppärit, näytöt ja tunnukset on toimitettu ja testattu hyvissä ajoin ennen ensimmäistä työpäivää. Teknisten murheiden kanssa painiminen yksin kotona syö motivaatiota kummasti.

Sosiaalisesta puolesta on myös pidettävä huolta. Tässä muutama käytännön vinkki:

• Virtuaaliset kahvihetket: Napatkaa tiimin kanssa epämuodollinen videopuhelu ihan vain kuulumisten vaihtoon. Uusi työntekijä oppii tuntemaan kollegat paremmin, kun aina ei puhuta vain työasioista.
• Nimetty etäkummi: Valitkaa tiimistä kokeneempi kaveri, jolta uusi tulokas voi kysyä "tyhmiäkin" kysymyksiä ilman paineita. Tämä on kullanarvoinen apu arjen pienissä pulmissa.
• Selkeät viestintäkanavat: Tehkää heti alussa selväksi, käytetäänkö nopeisiin kysymyksiin Teamsiä vai Slackia, ja milloin taas laitetaan sähköpostia.

Miten saan hiljaisen tiedon siirrettyä uudelle tekijälle?

Ah, hiljainen tieto. Ne kaikki kirjoittamattomat säännöt, opitut käytännöt ja niksit, jotka tekevät kokeneesta konkarin. Tämä tieto ei siirry manuaaleja lukemalla, vaan se imetään arjen tekemisen ja vuorovaikutuksen kautta.

Tehokkain tapa on järjestää tilanteita, joissa tieto pääsee liikkumaan luontevasti. Mentorointi ja työparityöskentely ovat tässä avainasemassa. Kun uusi työntekijä pääsee seuraamaan vierestä kokeneemman kollegan työtä ja osallistuu itse päätöksentekoon, hän oppii talon tavoille kuin itsestään.

Älä yritä dokumentoida ihan kaikkea. Lopputuloksena on vain manuaali, jota kukaan ei lue. Tärkeämpää on luoda kulttuuri, jossa kysyminen on paitsi sallittua, myös toivottua. Hiljainen tieto siirtyy parhaiten käytännön työssä, keskusteluissa ja yhteisissä kokemuksissa.

Mikä on sopiva pituus perehdytykselle?

Tähän ei ole yhtä ainoaa oikeaa vastausta. Sopiva kesto riippuu täysin työtehtävän vaativuudesta, yrityksen monimutkaisuudesta ja uuden työntekijän aiemmasta kokemuksesta.

Yksi nyrkkisääntö on kuitenkin hyvä muistaa: perehdytys ei pääty koeajan loppuun.

Onnistunut perehdytys on jatkumo, joka ulottuu vähintään ensimmäisen puolen vuoden ajalle. Alku on tietysti intensiivisempi, mutta tuki ja säännölliset seurantakeskustelut ovat elintärkeitä myös myöhemmin. Realistinen tavoite on, että työntekijä kokee olevansa täysin itsenäinen ja varma roolissaan noin 3–6 kuukauden jälkeen. Viikon pikaperehdytys riittää harvoin luomaan aitoa sitoutumista ja syvällistä osaamista.

Mietitkö, miten lakisääteiset pätevyydet, kuten Työturvallisuuskortti tai ensiapukoulutukset, saataisiin sujuvaksi osaksi perehdytystä? Sec And Safe Solutions Oy tarjoaa käytännönläheisiä turvallisuuskoulutuksia, jotka voidaan räätälöidä täydellisesti uuden työntekijän alkutaipaleelle. Tutustu palveluihimme ja tehdään turvallisuudesta luonteva osa kulttuurianne heti ensimmäisestä päivästä alkaen osoitteessa https://secandsafe.fi/.