Riskien arviointi työpaikalla – käytännön opas

Monille ajatus työpaikan riskien arvioinnista tuo mieleen lähinnä kasan pakollista paperityötä. Todellisuudessa se on kuitenkin kaiken perusta – kivijalka, jolle menestyvä ja turvallinen työpaikka rakennetaan. Se on yksinkertaisesti järjestelmällinen tapa katsoa tulevaan ja tunnistaa vaarat jo ennakolta, ennen kuin ne ehtivät aiheuttaa tapaturmia tai terveysongelmia.

Enemmän kuin vain lain kirjain

Vaikka prosessi saattaa kuulostaa monimutkaiselta, sen ydin on selkeä: ennaltaehkäisevä huolehtiminen. Sen sijaan, että reagoisimme vasta sitten, kun jotain on jo sattunut, pyrimme estämään vahingot kokonaan. Tämä lähestymistapa ei ainoastaan suojele työntekijöitä, vaan parantaa koko organisaation toimintaa ja tuottavuutta.

On tärkeää muistaa, ettei riskien arviointi ole vain isojen teollisuuslaitosten tai rakennustyömaiden juttu. Aivan samat periaatteet pätevät niin modernissa toimistossa, vilkkaassa vähittäiskaupassa kuin missä tahansa työympäristössä. Vaarat vain muuttavat muotoaan.

Lakisääteinen pohja ja sen merkitys käytännössä

Suomessa lainsäädäntö on selkeä: työnantajalla on velvollisuus huolehtia työntekijöidensä turvallisuudesta ja terveydestä. Tämän velvoitteen ytimeen on kirjattu järjestelmällinen riskien arviointi. Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan tunnistamaan ja arvioimaan työhön liittyvät vaarat ja haitat. Aiheesta voit lukea tarkemmin yksityiskohtaisesta artikkelistamme työturvallisuuslain vaatimuksista.

Tämä ei ole pelkkä suositus. Velvollisuus on ollut kirjattuna lakiin jo vuodesta 2002 lähtien työturvallisuuslain (738/2002) myötä. Työsuojeluviranomaiset valvovat tämän toteutumista aktiivisesti: vuosittain tehdään yli 20 000 työpaikkatarkastusta, ja tuhansia yrityksiä saa kehotuksia korjata riskien arvioinnin puutteita.

Lain noudattamatta jättäminen voi johtaa sakkojen lisäksi vakaviin, mutta täysin estettävissä olleisiin onnettomuuksiin.

Laadukkaasti tehty riskien arviointi on kuin vakuutus, mutta parempi – se ei ainoastaan korvaa vahinkoja, vaan auttaa estämään niiden syntymisen alun alkaenkin.

Mitä hyötyä tästä kaikesta on?

Systemaattinen turvallisuustyö ei ole kuluerä, vaan investointi, joka maksaa itsensä takaisin monin eri tavoin. Kun vaarat tunnistetaan ja niihin puututaan ajoissa, saavutetaan selvää etua:

• Vähemmän tapaturmia ja sairauspoissaoloja. Tämä on se ilmeisin hyöty. Kun tuotantolinjan liukas lattia putsataan tai toimiston huono ergonomia korjataan, sekä äkilliset tapaturmat että pitkäaikaiset vaivat vähenevät. Tämä säästää suoria kustannuksia ja vähentää inhimillistä kärsimystä.
• Parempi työhyvinvointi ja motivaatio. Kun työntekijät aidosti kokevat, että heidän turvallisuudestaan välitetään, sitoutuminen ja työtyytyväisyys kasvavat. Turvallinen ympäristö vähentää stressiä ja antaa tilaa keskittyä olennaiseen.
• Tehokkaampi tuottavuus. Selkeät ja turvalliset työtavat vähentävät keskeytyksiä, virheitä ja häiriöitä. Esimerkiksi logistiikkakeskuksessa hyvin suunnitellut kulkureitit eivät ainoastaan ehkäise törmäyksiä, vaan myös nopeuttavat tavaroiden liikkumista.
• Vahvempi työnantajamaine. Vastuullinen yritys on houkutteleva työpaikka. Se viestii sekä nykyisille että tuleville työntekijöille, että organisaatio on luotettava ja välittää ihmisistään.

Otetaanpa esimerkki elävästä elämästä. Eräässä asiantuntijaorganisaatiossa huomattiin, että stressiin ja uupumukseen liittyvät sairauspoissaolot olivat jatkuvassa kasvussa. Kun asiaa alettiin selvittää riskien arvioinnin kautta, syyksi paljastuivat epäselvät roolit ja jatkuva ylikuormitus. Pelkkien oireiden hoitamisen sijaan yritys selkeytti työnkuvia ja otti käyttöön paremmat projektinhallinnan työkalut. Mitä tapahtui? Sairauspoissaolot laskivat selvästi ja yleinen työilmapiiri koheni. Tämä osoittaa, että työpaikan riskien arviointi kattaa paljon muutakin kuin vain fyysiset vaarat.

Miten riskit löydetään ja laitetaan tärkeysjärjestykseen?

Onnistunut työpaikan riskien arviointi ei ole mitään rakettitiedettä, vaan ennen kaikkea järjestelmällistä ajattelua ja toimintaa. Kyse on prosessista, joka lähtee liikkeelle vaarojen bongaamisesta ja etenee niiden merkityksen puntarointiin ja lopulta konkreettisiin toimenpiteisiin. Kaiken ytimessä on oppia katsomaan omaa työympäristöä tuorein silmin.

Vaarojen tunnistaminen on vähän kuin salapoliisin työtä. Tavoitteena on löytää kaikki ne asiat, jotka voisivat aiheuttaa haittaa tai vahinkoa – silloinkin, kun mitään ei ole vielä sattunut. Tämä vaatii aktiivista ja uteliasta otetta.

Silmät auki: Vaarojen tunnistaminen käytännössä

Tehokkain tapa aloittaa on yksinkertaisesti lähteä kiertämään työpaikkaa. Järjestelmällinen työpaikkakierros on kaiken perusta. Tarkoitus ei ole vain kävellä vauhdilla läpi, vaan pysähtyä, kuunnella, katsella ja kysellä.

Parhaat oivallukset syntyvät harvoin neuvottelupöydän ääressä, vaan siellä missä työtä oikeasti tehdään. Käytä kaikkia aistejasi. Tuntuuko ilmassa outo haju? Kuuluuko koneesta poikkeavaa kolinaa? Onko lattia yllättävän liukas tietyssä kohdassa?

Aivan ehdottoman tärkeää on ottaa henkilöstö mukaan heti alusta pitäen. He ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita ja näkevät ne arjen pienet poikkeamat ja piilevät vaarat, jotka ulkopuoliselta jäävät helposti huomaamatta.

Henkilöstön hiljainen tieto on riskien arvioinnin kultakimpale. He tietävät, missä kohdassa prosessia usein oikaistaan, mikä laite temppuilee säännöllisesti tai mikä työvaihe kuormittaa eniten.

Mitä sitten kannattaa pitää silmällä? Lista on käytännössä loputon, mutta tässä muutama yleinen esimerkki eri aloilta:

• Fyysiset vaarat: Liukkaat lattiat, tavararöykkiöt kulkuväylillä, suojaamattomat koneenosat, putoavat esineet tai kehno valaistus.
• Ergonomiset riskit: Kyyry näyttöpäätteen ääressä, toistuvat yksipuoliset liikkeet tuotannossa tai raskaiden taakkojen nostelu varastossa.
• Kemialliset ja biologiset vaarat: Pölyt, höyryt, pesuaineet, home tai vaikkapa virustartuntojen mahdollisuus.
• Psykososiaaliset tekijät: Kova kiire, epäselvät vastuut, yksintyöskentelyn uhat, kiusaaminen tai väkivallan uhka asiakastyössä.

Tässä vaiheessa ei vielä pohdita riskien suuruutta, vaan ainoastaan listataan kaikki mahdolliset vaaratekijät ylös. Mitä kattavampi lista saadaan kasaan, sitä tukevammalla pohjalla ollaan.

Onko tämä iso vai pieni riski?

Kun potentiaaliset vaarat on kirjattu ylös, on aika arvioida niiden todellinen merkitys. Kaikki vaarat eivät suinkaan ole samanarvoisia. Toimiston vuotava kahvinkeitin on eri mittaluokan murhe kuin viallinen suojakaide työmaalla. Tässä kohtaa tarvitaan työkalu, jolla riskit laitetaan tärkeysjärjestykseen.

Yksi yleisimmistä ja kätevimmistä työkaluista tähän on riskimatriisi. Sen idea on yksinkertainen: riskiä tarkastellaan kahdesta näkökulmasta:

1. Todennäköisyys: Kuinka todennäköistä on, että vahinko tapahtuu?
2. Vakavuus: Jos vahinko sattuu, kuinka vakavat seuraukset sillä on?

Näiden kahden tekijän yhdistelmä kertoo riskin suuruuden. Se auttaa päättämään, mihin ongelmiin on tartuttava heti ja mitkä voivat odottaa hetken.

Otetaanpa esimerkki varastolta. Tunnistettu vaara on tavaroiden putoaminen hyllystä.

• Todennäköisyys: Jos hyllyt ovat huonossa kunnossa ja niitä täytetään jatkuvassa kiireessä, putoamisen todennäköisyys on selvästi suuri.
• Vakavuus: Jos hyllyllä on kevyitä pahvilaatikoita, seuraus on lähinnä sotku. Mutta jos siellä on raskaita metalliosia, seurauksena voi olla erittäin vakava henkilövahinko.

Yhdistämällä nämä tiedot voimme sijoittaa riskin matriisiin ja nähdä heti, vaatiiko se välittömiä toimia.

Riskien arvioinnin dokumentointi ja työkalut

Onnistunut riskien arviointi työpaikalla ei ole vain hetken ponnistus tai sarja kahvipöytäkeskusteluja. Jotta siitä saadaan todellista hyötyä, kaikki havainnot, arviot ja suunnitellut toimenpiteet on kirjattava ylös järjestelmällisesti. Huolellisesti tehty dokumentointi muuttaa koko prosessin staattisesta raportista eläväksi työkaluksi, joka aidosti ohjaa turvallisuustyötä arjessa.

Dokumentoinnin ei tarvitse olla mitään rakettitiedettä. Tärkeintä on, että se on selkeä, ymmärrettävä ja kaikkien niiden saatavilla, joita asia koskee. Se toimii paitsi todisteena tehdystä työstä, myös muistilistana ja seurantavälineenä tulevaa varten.

Valitse oikeat välineet tarpeidesi mukaan

Sopivan työkalun valinta riippuu täysin organisaation koosta, toimialasta ja tarpeista. Monimutkainen digijärjestelmä voi olla pienen firman resursseille aivan liian raskas, kun taas suuressa organisaatiossa yksittäinen Excel-taulukko hukkuu helposti bittiavaruuteen.

• Perinteinen Excel- tai Word-pohja: Monille pienille ja keskisuurille yrityksille tämä on täysin riittävä ja kustannustehokas ratkaisu. Pohjan saa nopeasti käyttöön ja sitä on helppo muokata oman näköiseksi.
• Pilvipalvelut (esim. Google Sheets): Loistava valinta, kun dokumenttia pitää pystyä päivittämään ja jakamaan usean ihmisen kesken reaaliaikaisesti. Näin varmistutaan, että kaikilla on aina tuorein versio työn alla.
• Erikoistuneet HSEQ-ohjelmistot: Suuremmille organisaatioille on olemassa järjestelmiä, jotka nivovat riskienarvioinnin osaksi laajempaa laatu-, ympäristö- ja turvallisuusjohtamista. Ne myös automatisoivat seurantaa ja helpottavat raportointia.

Kaikkien työkalujen taustalla on kuitenkin sama peruslogiikka, jonka alla oleva kaavio kiteyttää osuvasti.

Kaavio näyttää selkeästi prosessin kulun: ensin tunnistetaan vaarat, sitten arvioidaan niiden merkitys ja lopulta päätetään, miten niitä hallitaan.

Muista, että paras työkalu on se, jota oikeasti käytetään. Valitkaa siis menetelmä, joka istuu luontevasti teidän arkeenne eikä jää vain pölyttymään digitaaliseen tai fyysiseen mappiin.

Systemaattisuutta lisää merkittävästi, kun käytössä on virallisia työkaluja ja lomakkeita. On tutkittu, että alle 10 työntekijän työpaikoista vain noin 40 % hyödyntää virallisia arviointilomakkeita. Suurissa, yli 50 työntekijän yrityksissä luku on jo yli 80 %. Tämä kertoo paljon siitä, miten vakiintuneet työkalut parantavat arvioinnin laatua. Voit perehtyä aiheeseen tarkemmin lukemalla riskien arvioinnin ja työpaikkaselvityksen yhteyksistä Julkarista.

Mitä dokumentista tulee löytyä?

Olipa työkaluna mikä tahansa, hyvin laaditusta riskienarviointiasiakirjasta löytyvät aina tietyt perustiedot. Ilman näitä dokumentti jää vajaaksi eikä palvele tarkoitustaan. Varmista, että listaltanne löytyvät vähintään seuraavat asiat:

1. Tunnistettu vaara tai haittatekijä: Kuvaile tarkasti, mistä on kyse. Esimerkiksi "kompressorihuoneen jatkuva melu" on paljon parempi kuin pelkkä "melu".
2. Riskin arviointi: Kirjaa ylös, kuinka todennäköinen ja vakava riski on, ja määrittele näiden pohjalta riskin taso (esim. pieni, kohtalainen, merkittävä). Tämä on priorisoinnin kulmakivi.
3. Nykyiset torjuntatoimet: Mitä asialle on jo tehty? Onko käytössä kuulosuojaimia tai onko koneen huollosta huolehdittu?
4. Ehdotetut lisätoimenpiteet: Mitä seuraavaksi aiotaan tehdä? Esimerkiksi "kompressorin kotelointi melun vähentämiseksi lähityöskentelypisteissä".
5. Vastuuhenkilö: Kenen tontilla homma on? Selkeä vastuuhenkilö varmistaa, että asia ei unohdu kiireen keskellä.
6. Aikataulu: Mihin mennessä toimenpiteen tulee olla valmis? Realistinen aikataulu auttaa pitämään projektin raiteillaan.
7. Seuranta ja kuittaus: Mikä on toimenpiteen tila (suunnitteilla, käynnissä, valmis) ja milloin sen valmistuminen on todettu?

Tällä rakenteella dokumentista tulee käytännöllinen työlista. Kuka tahansa voi siitä nopeasti tarkistaa, missä mennään ja kenen vuoro on toimia.

Loppujen lopuksi dokumentointi ei ole vain lakisääteinen velvollisuus. Se on olennainen osa jatkuvan parantamisen kulttuuria. Kun arviointia pidetään elävänä ja sitä käytetään aktiivisesti, se ohjaa työpaikan turvallisuutta kohti aina vain parempaa tasoa. Se on investointi, joka maksaa itsensä takaisin turvallisempina työpäivinä ja hyvinvoivana henkilöstönä.

Toimenpidesuunnitelma – kun havainnoista tulee tekoja

Riskien arviointi itsessään on vasta diagnoosi – se kertoo, missä vaaranpaikat piilevät. Todellinen työ alkaa vasta siitä, kun löydösten pohjalta aletaan rakentaa konkreettista suunnitelmaa turvallisuuden parantamiseksi. Hyvä toimenpidesuunnitelma on se silta, joka yhdistää työpaikan riskien arvioinnin paperilla ja turvallisemman arjen käytännössä.

Ilman selkeää suunnitelmaa parhaatkin ideat ja havainnot unohtuvat helposti kiireen jalkoihin. Suunnitelma takaa, että sovitut asiat todella etenevät, ja että kaikilla on selkeä kuva siitä, mitä heiltä odotetaan ja miksi.

Miten riskit kannattaa torjua? Hierarkia auttaa

Kun mietitään ratkaisuja tunnistettuihin riskeihin, ei kannata lähteä hosumaan. Fiksuinta on edetä järjestelmällisesti. Turvallisuusjohtamisen ammattilaiset käyttävät tähän niin sanottua torjuntatoimien hierarkiaa, joka laittaa eri keinot paremmuusjärjestykseen niiden tehokkuuden mukaan. Lähtökohta on aina pyrkiä mahdollisimman pysyvään ja luotettavaan ratkaisuun.

Tämä hierarkia etenee tehokkaimmasta heikoimpaan:

1. Poista vaara kokonaan. Tämä on ylivoimaisesti paras vaihtoehto. Voiko vaarallisen aineen korvata vaarattomalla? Onnistuisiko raskas ja hankala nostotyö automatisoida robotilla?
2. Tekniset ratkaisut. Jos vaaraa ei voi poistaa, se pyritään eristämään tai minimoimaan teknisin keinoin. Näitä ovat esimerkiksi koneiden ja laitteiden suojukset, melua vaimentavat koteloinnit tai tehokas kohdepoistoilmanvaihto.
3. Hallinnolliset toimet. Tässä on kyse työn organisoinnista ja toimintatapojen muuttamisesta. Esimerkkeinä turvallisuusohjeet, työaikajärjestelyt, kunnollinen perehdytys ja koulutus tai kulun rajoittaminen vaarallisille alueille.
4. Henkilönsuojaimet. Vasta viimeisenä keinona turvaudutaan henkilökohtaisiin suojaimiin, kuten kypäriin, kuulosuojaimiin tai turvajalkineisiin. Ne eivät poista itse vaaraa, vaan ainoastaan suojaavat työntekijää sen seurauksilta. Niiden teho on täysin kiinni siitä, että niitä käytetään oikein ja joka kerta.

Tämä ajattelutapa pakottaa keskittymään ongelman juurisyihin pelkkien oireiden hoitamisen sijaan. Esimerkiksi autokorjaamolla jatkuvaan meluun ei ole kestävä ratkaisu vain ojentaa kaikille kuulosuojaimet ja toivoa parasta. Hierarkian mukaan ensin pitäisi selvittää, voisiko meluisimman koneen vaihtaa hiljaisempaan tai rakentaa sen ympärille ääntä eristävän kotelon.

Kaikkein tehokkain turvallisuustoimenpide on sellainen, joka tekee vaarallisen asian tekemisestä mahdotonta tai ainakin todella vaikeaa. Se ei voi unohtua kotiin, mennä rikki tai jäädä pukukoppiin samalla tavalla kuin henkilönsuojain.

Selkeät vastuut ja realistiset aikataulut

Toimenpidesuunnitelma on pelkkää sanahelinää, ellei sille ole nimetty selkeitä omistajia ja annettu takarajoja. Joka ikiselle tehtävälle on määriteltävä vastuuhenkilö. Hänen tehtävänsä on pitää huoli, että homma etenee sovitusti.

Vastuun ei aina tarvitse olla ylimmällä johdolla. Työpisteen ergonomian kohentaminen voi olla luontevasti tiiminvetäjän vastuulla, kun taas koko tuotantolinjan ilmanvaihdon uusiminen kuuluu luonnollisesti kiinteistöpäällikön tai tehtaanjohdon tontille.

Aikataulujen pitää olla realistisia, mutta samalla napakoita. "Hoidetaan kuntoon niin pian kuin mahdollista" ei ole aikataulu, vaan tekosyy olla tekemättä mitään. "Uudet turvakilvet asennetaan 31.10. mennessä" on sen sijaan selkeä ja mitattavissa oleva tavoite.

Miltä toimenpiteet näyttävät käytännössä?

Teoria on helpompi sisäistää, kun sen näkee käytännön esimerkkien kautta. Kurkistetaanpa, miltä toimenpiteet voisivat näyttää parissa eri työympäristössä.

Esimerkki 1: Väkivallan uhka vähittäiskaupassa

• Tunnistettu riski: Myymälässä työskennellään yksin iltavuorossa, mikä lisää ryöstön ja muiden uhkatilanteiden riskiä. Riski arvioidaan mahdolliseksi ja seurauksiltaan erittäin vakavaksi.
• Tekninen: Asennetaan kassapisteelle paniikkinappi ja uusitaan valvontakamerajärjestelmä, joka on yhdistetty suoraan vartiointiliikkeeseen. (Vastuu: Turvallisuuspäällikkö, valmis 1 kk kuluessa)
• Hallinnollinen: Järjestetään koko henkilöstölle pakollinen uhkatilannekoulutus, jossa käydään läpi ja harjoitellaan oikeita toimintamalleja. Ammattilaisten vetämiä koulutuksia löydät esimerkiksi Sec And Safe Solutionsin koulutustarjonnasta. (Vastuu: Myymäläpäällikkö, toteutus seuraavan 3 kk aikana)
• Hallinnollinen: Muokataan työvuorolistoja siten, että iltaisin ja viikonloppuisin vuorossa on aina vähintään kaksi työntekijää. (Vastuu: Myymäläpäällikkö, toteutus heti)

Esimerkki 2: Putoamisvaara rakennustyömaalla

• Tunnistettu riski: Työskentelyä yli kahden metrin korkeudessa ilman asianmukaisia putoamissuojaimia. Riski on todennäköinen ja seurauksiltaan erittäin vakava.
• Tekninen: Asennetaan kaikille yli kahden metrin korkeudessa oleville työskentelytasoille kiinteät, standardien mukaiset suojakaiteet. (Vastuu: Vastaava työnjohtaja, ennen työvaiheen aloittamista)
• Hallinnollinen: Edellytetään kaikilta korkealla työskenteleviltä voimassa olevaa työturvallisuuskorttia ja pidetään työmaakohtainen perehdytys putoamissuojainten oikeaoppisesta käytöstä. (Vastuu: Työmaapäällikkö, jatkuva toimenpide)
• Henkilönsuojaimet: Varmistetaan, että jokaisella on käytössään sopivat ja tarkastetut turvavaljaat ja että niiden käyttöä valvotaan aktiivisesti työmaakierroksilla. (Vastuu: Tiiminvetäjät, päivittäin)

Jatkuva seuranta varmistaa onnistumisen

Suunnitelman tekeminen ja toimeenpano eivät ole prosessin loppu, vaan vasta alku. On elintärkeää seurata, oliko tehdyillä muutoksilla toivottu vaikutus. Vähensikö kompressorin kotelointi oikeasti melutasoa? Osaavatko työntekijät käyttää uutta nostoapuvälinettä turvallisesti?

Seuranta on osa jatkuvan parantamisen kehää. Säännölliset turvallisuuskierrokset, henkilöstöltä kerätty palaute ja tapaturmatilastojen seuraaminen kertovat, missä on onnistuttu ja missä on vielä parannettavaa. Riskien arviointi ei ole kertaluontoinen projekti, vaan jatkuvasti elävä prosessi, joka päivittyy aina, kun toiminta muuttuu tai opimme jotain uutta.

Psykososiaalisen kuormituksen tunnistaminen ja hallinta

Modernissa työpaikassa riskien arviointi ei voi enää pysähtyä vain liukkaisiin lattioihin tai koneiden meluun. Yhä useammin työntekijän jaksamista ja terveyttä uhkaavat asiat ovat näkymättömiä – ne piilevät työn sisällössä, sen järjestelyissä ja ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa. Juuri nämä psykososiaaliset kuormitustekijät ovat monesti kasvavien sairauspoissaolojen ja uupumuksen taustalla.

Psykososiaaliset riskit ovat pirullisen salakavalia. Ne eivät aiheuta välitöntä fyysistä vammaa, mutta pitkään jatkuessaan niiden vaikutus voi olla aivan yhtä lamauttava kuin vakavan työtapaturman. Siksi niiden systemaattinen tunnistaminen ja hallinta on nykyään täysin olennainen osa vastuullista turvallisuusjohtamista.

Miten tunnistaa näkymätön riski?

Psykososiaalisten riskien jäljille ei päästä samalla tavalla kuin fyysisten vaarojen. Pelkkä työpaikkakierros ei riitä, vaan on osattava kuunnella henkilöstöä ja katsoa kriittisesti työn rakenteita.

Käytännössä arvioinnissa kannattaa pureutua ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Työn sisältö ja vaatimukset: Onko työ liian yksitoikkoista tai jatkuvasti silppuuntuvaa? Aiheuttavatko jatkuva kiire, keskeytykset tai kohtuuttomat vastuut painetta?
• Työn organisointi: Ovatko tavoitteet ja roolit kaikille selvät? Saavatko työntekijät vaikuttaa tarpeeksi omaan työhönsä? Kulkeeko tieto avoimesti ja ajoissa?
• Sosiaalinen ympäristö: Millainen henki työpaikalla on? Onko vuorovaikutus työkavereiden ja esimiesten kanssa rakentavaa vai esiintyykö epäasiallista kohtelua, kiusaamista tai häirintää?
• Uhka- ja väkivaltatilanteet: Erityisesti asiakastyössä on arvioitava, miten todennäköisiä haastavat asiakaskohtaamiset ovat ja miten niihin on oikeasti varauduttu. Kokeneiden ammattilaisten vetämä uhkatilanteiden hallinta -koulutus antaa konkreettisia työkaluja näiden riskien ennaltaehkäisyyn ja hoitamiseen.

Nämä tekijät kirjataan riskienarviointiasiakirjaan aivan samalla tavalla kuin mikä tahansa muukin vaara. Niille arvioidaan todennäköisyys ja mahdollinen vakavuus.

Psykososiaalisen kuormituksen arviointi ei ole mitään pehmoilua. Se on strateginen toimi, jolla turvataan firman tärkein voimavara – sen ihmiset. Se on investointi, joka maksaa itsensä takaisin parempana ilmapiirinä, pienempänä vaihtuvuutena ja parempana tuottavuutena.

Toimenpiteet osaksi arjen työkykyjohtamista

Kun psykososiaaliset riskit on saatu paperille, on aika ryhtyä toimeen. Tehokkaimpia keinoja ovat usein ne, jotka kohdistuvat työn organisointiin ja johtamiseen – ne pureutuvat ongelmien juurisyihin, eivätkä vain laastarihoida oireita yksittäisillä stressinhallintakursseilla.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? Tässä muutama esimerkki:

• Toimenpide: Kokeillaan "keskittymistunteja", jolloin sähköposteja tai pikaviestimiä ei tarvitse seurata. Esimies auttaa priorisoimaan tehtäviä ja varmistaa, että työmäärä pysyy realistisena.

• Toimenpide: Laaditaan selkeät projektisuunnitelmat, joihin jokaisen rooli ja vastuut kirjataan auki. Pidetään säännöllisiä tiimipalavereita, joissa uskalletaan puhua avoimesti myös ongelmista.

• Toimenpide: Esimiehiä koulutetaan tunnistamaan kuormituksen ensimerkkejä ja käymään rakentavia keskusteluja jaksamisesta. Kalentereihin varataan oikeasti aikaa säännöllisille kahdenkeskisille juttutuokioille.

Tällainen ennakoiva ote on työkykyjohtamisen ydintä. Se auttaa nappaamaan kiinni varhaisista signaaleista ja kohdentamaan tukea sinne, missä sitä eniten tarvitaan. Esimerkiksi Kevan työkyvyttömyysriskiennusteen mukaan keskimäärin 2,6 % kunta-alan ja hyvinvointialueiden henkilöstöstä on vaarassa päätyä työkyvyttömyyseläkkeelle seuraavien kolmen vuoden aikana. Kevan sivuilta voi lukea lisää siitä, miten sairauspoissaolot ennustavat tulevaa työkyvyttömyyttä. Systemaattinen riskien arviointi antaa avaimet tarttua näihin hälytysmerkkeihin ajoissa ja estää pitkiä, kalliita poissaoloja.

Usein kysytyt kysymykset riskien arvioinnista

Vaikka opas olisi kuinka kattava, käytännön työssä herää aina kysymyksiä. Siksi kokosimme tähän nippuun vastauksia yleisimpiin pulmiin, joihin riskien arvioinnissa törmätään. Tavoitteena on antaa selkeä ja suoraviivainen apu arjen tilanteisiin.

Kuinka usein riskien arviointi oikein pitää päivittää?

Laki ei anna mitään kiveen hakattua sääntöä, kuten "kerran vuodessa". Sen sijaan laki korostaa, että arvioinnin on elettävä arjen mukana. Homma pitää siis laittaa uusiksi aina, kun työolosuhteissa tapahtuu jotain olennaista.

Mitä tämä sitten käytännössä tarkoittaa? Esimerkiksi silloin, kun:

• Hankitaan uusia koneita tai laitteita, tai otetaan käyttöön täysin uusia työmenetelmiä.
• Työtiloja remontoidaan, tai organisaatiossa tapahtuu isoja muutoksia.
• Sattuu työtapaturma, ammattitauti tai jokin vakava läheltä piti -tilanne.
• Lainsäädäntöön tai viranomaisten ohjeisiin tulee muutoksia.

Vaikka mitään mullistavaa ei tapahtuisikaan, on silti hyvä käytäntö kerrata arviointi säännöllisesti, esimerkiksi 1–3 vuoden välein. Tämä varmistaa, että dokumentti ei jää pölyttymään kansioon, vaan vastaa todellista tilannetta työpaikalla.

Kenen vastuulla tämän tekeminen on?

Vastaus on yksiselitteinen: työnantajan. Laki asettaa vastuun siitä, että arviointi ylipäätään tehdään, että se on riittävän laadukas ja että sen pohjalta myös toimitaan.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että toimitusjohtajan tai lähiesimiehen pitäisi sulkeutua yksin kammioon laatimaan paperia. Päinvastoin. Onnistunut prosessi on aina tiimityötä.

Paras asiantuntija oman työn vaaroista on aina työntekijä itse. Heidän mukaan ottamisensa ei ole vain suositeltavaa, vaan täysin välttämätöntä, jotta kaikki piilevätkin riskit saadaan kaivettua esiin.

Työnantajan rooli on organisoida prosessi, antaa siihen aikaa ja resursseja sekä varmistaa, että porukalla on riittävästi tietoa osallistumiseen. Usein apuna kannattaa käyttää myös työterveyshuollon ammattilaisia tai ulkopuolisia turvallisuusasiantuntijoita.

Miten pieni firma voi hoitaa tämän homman fiksusti?

Pienessä yrityksessä riskien arvioinnin ei tarvitse olla raskas byrokratian kukkanen. Tärkeintä on pitää kiinni perusideasta: tunnista vaarat, mieti niiden vakavuus ja päätä, mitä tehdään.

Käytännössä homma voi edetä vaikka näin:

1. Kävelkää työpaikka läpi porukalla: Koko henkilöstö tai pieni ydinryhmä kiertää tilat ja miettii ääneen, mikä työssä on vaarallista, kuormittavaa tai muuten epäselvää.
2. Kirjatkaa löydökset ylös: Ei tarvita hienoja järjestelmiä. Yksinkertainen muistilista, Excel-taulukko tai vaikka fläppitaululle koottu lista riittää. Pääasia on, että havainnot eivät unohdu.
3. Sopikaa toimenpiteistä: Merkatkaa jokaiseen kohtaan, mitä asialle aiotaan tehdä, kuka hoitaa ja mikä on takaraja. Tämä lista on teidän toimenpidesuunnitelmanne.

Tärkeintä on, että prosessista jää jokin dokumentti ja sen toteutumista seurataan. Paperin ei tarvitse olla kymmenien sivujen järkäle – muutaman sivun selkeä yhteenveto riittää mainiosti, kunhan se on tehty ajatuksella.

Tarvitsetko sparrausapua turvallisuuskulttuurin parantamiseen tai kaipaako henkilöstösi lakisääteisiä pätevyyskoulutuksia? Sec And Safe Solutions Oy järjestää käytännönläheisiä ja tehokkaita turvallisuuskoulutuksia ympäri Suomen. Tutustu kattavaan koulutustarjontaamme ja pyydä tarjous.