Työsuojelutoimikunta on lain edellyttämä yhteistyöelin, joka pitää perustaa työpaikoille, joissa säännöllisesti työskentelee vähintään 20 työntekijää. Käytännössä se on työnantajan ja henkilöstön yhteinen foorumi, joka varmistaa, että työolot ovat kunnossa – turvallisia ja terveellisiä. Sen tehtävänä onkin aktiivisesti edistää ja ylläpitää työpaikan turvallisuuskulttuuria.
Miksi työsuojelutoimikunta on työpaikan turvaverkko
Helpoin tapa hahmottaa työsuojelutoimikunta on ajatella sitä työpaikan turvaverkkona. Sen tarkoitus ei ole ainoastaan ottaa ihmisiä kiinni tapaturman sattuessa, vaan ennen kaikkea estää ketään putoamasta. Kyseessä on siis paljon enemmän kuin pelkkä lakisääteinen pakko – se on strateginen työkalu, jolla rakennetaan parempaa ja samalla tuottavampaa työympäristöä.
Toimikunnassa saman pöydän ääreen istuvat niin johto, esihenkilöt kuin työntekijöiden edustajatkin, kuten työsuojelupäällikkö ja työsuojeluvaltuutetut. Tämä monipuolinen joukko takaa, että päätöksenteossa otetaan huomioon sekä yrityksen tavoitteet että arjen realiteetit sieltä kentältä.
Sillanrakentaja ja tiedonvälittäjä
Yksi toimikunnan tärkeimmistä rooleista on toimia viestinviejänä. Työntekijöillä on usein paras näppituntuma oman työnsä riskeihin ja parannuskohteisiin, mutta ilman virallista kanavaa nämä kullanarvoiset havainnot voivat jäädä pimentoon. Juuri tähän tarpeeseen toimikunta vastaa.
Sen kautta arjen huomioista ja kehitysideoista tulee konkreettisia ehdotuksia, jotka käsitellään yhdessä johdon kanssa. Tämä luo luottamusta ja ruokkii avointa keskustelukulttuuria.
Toimiva työsuojelutoimikunta kääntää reaktiivisen ongelmien sammuttelun ennakoivaksi turvallisuustyöksi. Sen sijaan, että odoteltaisiin vahingon tapahtumista, se pyrkii aktiivisesti tunnistamaan ja poistamaan vaaranpaikat etukäteen.
Enemmän kuin byrokratiaa
Vaikka toimikunnan perustaminen onkin lakiin kirjattu velvollisuus, sen todellinen arvo punnitaan teoissa. Hienot suunnitelmat ja pöytäkirjat eivät yksinään auta ketään, jos ne jäävät mappiin keräämään pölyä.
Hyvin hoidettu työsuojelutoimikunta on investointi, joka maksaa itsensä takaisin monella tavalla:
Vähemmän sairauspoissaoloja: Kun työympäristö on turvallinen ja terveellinen, tapaturmat ja ammattitaudit vähenevät luonnollisesti.
Parempi työilmapiiri: Yhteinen panostus turvallisuuteen lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta. Se on selkeä viesti siitä, että työnantaja aidosti välittää työntekijöistään.
Sitoutuneempi henkilöstö: Kun työntekijät kokevat, että heillä on mahdollisuus vaikuttaa omaan työhönsä ja ympäristöönsä, he ovat motivoituneempia ja sitoutuneempia.
Työsuojelutoimikunta ei siis toimi tyhjiössä, vaan se on olennainen palanen isompaa kokonaisuutta. Voit syventyä tarkemmin siihen, miten eri roolit pelaavat yhteen, lukemalla kattavan oppaamme siitä, mitä kaikkea työsuojeluorganisaatio pitää sisällään. Tehokas toiminta varmistaa, että työsuojelu ei ole vain paperilla, vaan elävä ja hengittävä osa työpaikan jokapäiväistä arkea.
Työsuojelutoimikunnan perustaminen askel askeleelta
Työsuojelutoimikunnan pystyyn laittaminen voi aluksi tuntua isolta ja byrokraattiselta urakalta. Se on kuitenkin pohjimmiltaan selkeä prosessi, kunhan sen pilkkoo hallittaviin paloihin. Vaikka taustalla onkin lain kirjain, kyse on ennen kaikkea aidosta mahdollisuudesta potkaista työpaikan turvallisuuskulttuuri aivan uudelle tasolle.
Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta (44/2006) on tässä asiassa yksiselitteinen: työsuojelutoimikunta on pakko perustaa, jos työpaikalla on säännöllisesti vähintään 20 työntekijää. Tämä on kova raja, ja työnantajan vastuulla on pistää prosessi käyntiin. Kun tätä lukua lasketaan, mukaan otetaan kaikki työsuhteessa olevat henkilöt, myös osa-aikaiset ja määräaikaiset.
Mutta entä jos porukkaa on vähemmän?
Pienemmissä, alle 20 hengen firmoissa perustaminen on fiksu veto
Vaikka laki ei alle 20 hengen työpaikkoja velvoitakaan toimikunnan perustamiseen, se on usein todella viisas ja kauaskantoinen päätös. Riskit eivät katso henkilöstön kokoa, ja virallinen yhteistyöelin tekee turvallisuustyöstä järjestelmällistä ja ennakoivaa – ei pelkkää tulipalojen sammuttelua.
Vapaaehtoisesti perustettu toimikunta tuo pöytään samat edut kuin lakisääteinenkin:
Tieto kulkee paremmin: Se on selkeä ja virallinen kanava, jonka kautta työntekijöiden ja johdon välinen keskustelu sujuu.
Sitoutuminen kasvaa: Kun henkilöstö kokee, että heidän näkemyksillään on väliä, sitoutuminen yhteisiin turvallisuustavoitteisiin vahvistuu aivan silmissä.
Ongelmat nähdään ennalta: Säännöllinen yhteistyö auttaa bongaamaan piileviä riskejä, ennen kuin niistä ehtii kehkeytyä tapaturmia tai sairauspoissaoloja.
Pienessä firmassa toiminta voi toki olla kevyempää ja joustavampaa, mutta sen tuoma rakenne on silti kullanarvoinen. Se on investointi, joka maksaa itsensä takaisin turvallisempana työympäristönä ja liiketoiminnan jatkuvuutena.
Miten homma etenee käytännössä?
Kun päätös toimikunnan perustamisesta on tehty – oli se sitten pakon sanelema tai vapaaehtoinen – prosessi lähtee rullaamaan selkeiden askelien kautta. Tärkeintä on pelata avoimin kortein ja ottaa koko porukka mukaan heti alusta pitäen. Hyvin hoidettu startti luo vankan perustan kaikelle tulevalle toiminnalle.
Käytännössä prosessi menee kutakuinkin näin:
Aloite ja tiedotus: Työnantaja tekee virallisen aloitteen ja kertoo koko henkilöstölle, mitä on tekeillä. Viestissä on hyvä kertoa selkokielellä, miksi toimikunta perustetaan ja miten jäsenten valinta tulee etenemään.
Henkilöstöryhmien määrittely: Porukka jaetaan edustusryhmiin, jotka ovat yleensä työntekijät ja toimihenkilöt. Näin varmistetaan, että kaikkien ääni pääsee kuuluviin toimikunnan pöydässä.
Vaalitoimikunnan pystyttäminen: Henkilöstöryhmät valitsevat keskuudestaan vaalitoimikunnan, joka hoitaa vaalien käytännön järjestelyt. Tämä takaa, että prosessi on puolueeton ja läpinäkyvä.
Ehdokkaat ja vaalit: Vaalitoimikunta järjestää ehdokasasettelun ja itse vaalit. Niissä kukin henkilöstöryhmä äänestää omat edustajansa (työsuojeluvaltuutetut ja varavaltuutetut) tulevaan toimikuntaan.
Työnantajan edustajien nimeäminen: Samaan aikaan työnantaja nimeää omat edustajansa. Yksi heistä on aina työsuojelupäällikkö, joka usein toimii myös koko toimikunnan puheenjohtajana.
Ensimmäinen kokous: Kun kaikki jäsenet ovat selvillä, pidetään järjestäytymiskokous. Siellä lyödään lukkoon toiminnan pelisäännöt, valitaan puheenjohtaja ja sihteeri, ja aloitetaan yhteinen matka.
Muistathan tärkeän yksityiskohdan: työsuojelupäällikkö ja -valtuutetut pitää ilmoittaa Työturvallisuuskeskuksen ylläpitämään työsuojeluhenkilörekisteriin. Tämä on lakisääteinen velvollisuus, joka tuppaa joskus kiireessä unohtumaan.
Alla oleva muistilista on hyvä apu, jonka avulla voit varmistaa, että kaikki vaiheet tulevat hoidettua ajallaan ja sääntöjen mukaan.
Työsuojelutoimikunnan perustamisen muistilista
Seuraa näitä vaiheita varmistaaksesi, että toimikunnan perustaminen etenee lakisääteisten vaatimusten mukaisesti. *
Vaihe 1: Valmistelu
Arvioi, onko lain edellytys perustamiselle täyttynyt, eli työntekijöitä on yli 20, tai päätä vapaaehtoisesta perustamisesta. Dokumentoi päätös ja sen perusteet tarkasti, jotta valintaan liittyvät syyt ovat selkeästi esillä.
Vaihe 2: Tiedotus
Avaa prosessi koko henkilöstölle selkeästi ja kattavasti. Käytä useita viestintäkanavia, kuten sähköpostia, intranetiä ja ilmoitustauluja, varmistaaksesi, että tieto saavuttaa kaikki osapuolet.
Vaihe 3: Vaalien järjestäminen
Toteuta työsuojeluvaltuutettujen vaalit eri henkilöstöryhmille. Tärkeää on varmistaa, että kaikilla on yhtäläiset mahdollisuudet asettua ehdolle ja äänestää.
Vaihe 4: Edustajien nimeäminen
Työnantajan tulee nimetä omat edustajansa, mukaan lukien työsuojelupäällikkö. On tärkeää, että näillä edustajilla on riittävä asiantuntemus ja valtuudet hoitaa tehtävänsä tehokkaasti.
Vaihe 5: Käynnistäminen
Järjestä järjestäytymiskokous, jossa sovitaan toimintatavat ja roolit. Laadi kokouksesta selkeä pöytäkirja, jotta kaikki osapuolet ovat tietoisia päätöksistä ja toimintalinjoista, ja jaa se kaikille jäsenille.
Vaihe 6: Rekisteröinti
Ilmoita valitut vastuuhenkilöt Työturvallisuuskeskuksen ylläpitämään työsuojeluhenkilörekisteriin. Tee tämä heti, kun toimikausi alkaa, jotta rekisteröinti on ajan tasalla. Kun nämä vaiheet on käyty läpi huolellisesti, työsuojelutoimikunnalla on hyvä perusta, jolta kehittää työpaikkaa turvallisemmaksi ja hyvinvoivemmaksi.
Toimikunnan jäsenet ja heidän roolinsa
Toimiva työsuojelutoimikunta on vähän kuin hyvin viritetty orkesteri – jokainen soittaja tietää oman paikkansa ja vastuunsa, ja yhteispeli sujuu. Jos roolit ovat epäselvät, lopputulos on helposti sekava ja tehoton. Toimikunnan todellinen voima piileekin juuri siinä, että se tuo yhteen eri näkökulmat työpaikan turvallisuudesta ja terveydestä.
Tässä kokoonpanossa on kolme avainroolia: työnantajan nimeämä työsuojelupäällikkö, henkilöstön keskuudestaan valitsemat työsuojeluvaltuutetut sekä muut työnantajan ja henkilöstön edustajat. Yhdessä he muodostavat sen ydinporukan, joka vie työsuojeluasioita eteenpäin käytännön tasolla.
Työsuojelupäällikkö on johdon edustaja ja toiminnan organisoija
Jokaisella työpaikalla on oltava nimetty työsuojelupäällikkö, oli firma pieni tai suuri. Hän on työnantajan edustaja, jonka keskeisin tehtävä on huolehtia siitä, että työsuojelun yhteistoiminta ylipäätään pyörii arjessa.
Työsuojelupäällikön rooli on ennen kaikkea strateginen. Hän tuo toimikuntaan johdon näkemyksen ja varmistaa, että työsuojelu on kiinteä osa organisaation tavoitteita ja budjetointia, ei vain irrallinen pakollinen paha.
Hänen tontilleen kuuluu erityisesti:
Käynnistää ja ylläpitää työsuojelun yhteistoimintaa.
Toimia tulkkina ja viestinviejänä johdon ja henkilöstön välillä.
Varmistaa, että toimikunnalla on riittävät resurssit ja edellytykset hoitaa hommansa.
Työsuojelupäällikön täytyy tuntea lainsäädäntö ja ymmärtää oman työpaikkansa erityispiirteet. Hänen ei tarvitse olla jokaisen substanssialan syväosaaja, mutta hänen on tiedettävä, mistä apua ja asiantuntemusta tarvittaessa haetaan. Voit lukea tarkemmin, mitä kaikkea työsuojelupäällikön vastuisiin kuuluu kattavammasta artikkelistamme.
Työsuojeluvaltuutettu on työntekijöiden ääni
Jos työsuojelupäällikkö on työnantajan edustaja, työsuojeluvaltuutettu on puolestaan työntekijöiden valitsema luottohenkilö. Hänen tehtävänsä on yksinkertaisesti edustaa kaikkia työpaikan työntekijöitä heidän työnsä turvallisuuteen ja terveyteen liittyvissä asioissa.
Valtuutettu tuo toimikunnan pöytään kullanarvoista tietoa suoraan sieltä, missä työtä tehdään. Hän on se henkilö, jolle työntekijät voivat matalalla kynnyksellä kertoa arjen havainnoista ja huolista.
Työsuojeluvaltuutettu on kuin palovaroitin. Hän pystyy havaitsemaan kytevät riskit ja vaaranpaikat jo ennen kuin niistä ehtii syttyä todellinen tulipalo.
Valtuutettu valitaan aina vaaleilla, ja hänen toimikautensa on tyypillisesti kaksi vuotta. Tämä demokraattinen valintatapa takaa, että hänellä on henkilöstön aito tuki takanaan. Suuremmilla työpaikoilla valtuutettuja voidaan valita useampia edustamaan eri henkilöstöryhmiä, kuten työntekijöitä ja toimihenkilöitä.
Toimikunnan jäsenten tasapuolinen edustus
Laki määrittelee tarkasti, miten työsuojelutoimikunta on koottava. Jäsenmäärä riippuu työpaikan koosta – se voi olla esimerkiksi neljä, kahdeksan tai kaksitoista jäsentä. Tärkeintä on kuitenkin tasapuolisuus:
Työnantajan edustajia: 1/4 jäsenistä (esim. 2/8)
Työntekijöiden edustajia: 2/4 jäsenistä (esim. 4/8)
Toimihenkilöiden edustajia: 1/4 jäsenistä (esim. 2/8)
Työsuojelupäällikkö ja työsuojeluvaltuutetut kuuluvat toimikuntaan automaattisesti rooliensa puolesta. Loput edustajat valitaan vaaleilla tai muulla yhdessä sovitulla tavalla.
Tämä rakenne varmistaa, että kaikki äänet ja näkökulmat tulevat kuulluiksi, eikä päätöksenteko ole yksipuolista. Toimikunnan toiminta ei ole mikään uusi keksintö, vaan sillä on pitkät juuret suomalaisessa työelämässä. Erityisesti vuosi 1974 oli merkittävä, kun Työsuojelun valvontalaki uudisti kentän ja vahvisti yhteistoiminnan asemaa.
Kaiken A ja O on avoin ilmapiiri, jossa jokainen uskaltaa tuoda ajatuksensa esiin ilman pelkoa. Kun roolit ovat selvät ja luottamus pelaa, työsuojelutoimikunta voi aidosti parantaa koko työyhteisön turvallisuutta ja hyvinvointia.
Toimintasuunnitelma – kun puheista siirrytään tekoihin
Hyvin kasattu ja roolitettu työsuojelutoimikunta on valmis hommiin, mutta miten hyvät ideat saadaan käytäntöön? Avain onnistumiseen on järjestelmällinen ja napakka työsuojelun toimintasuunnitelma. Se on toimikunnan tärkein työkalu, joka varmistaa, että hyvät aikeet eivät unohdu kokouspöytäkirjojen sivuille. Suunnitelma tekee työsuojelusta tavoitteellista, mitattavaa ja ennen kaikkea tuloksellista.
Ilman selkeää suunnitelmaa toiminta muuttuu helposti reaktiiviseksi tulipalojen sammutteluksi. Toimintasuunnitelma sen sijaan pakottaa katsomaan tulevaan ja keskittymään ennakoiviin toimiin, jotka parantavat turvallisuutta pitkällä tähtäimellä. Ajattele sitä tiekarttana, joka ohjaa kohti turvallisempaa työpaikkaa.
Tämä ei ole mikään ylhäältä saneltu dokumentti, vaan sen täytyy syntyä aidossa yhteistyössä koko toimikunnan voimin. Pohjana ovat työpaikan todelliset tarpeet, jotka on kaivettu esiin esimerkiksi riskienarvioinneilla ja työpaikkakierroksilla.
Suunnitelman kivijalka: riskienarviointi ja työpaikkakierrokset
Toimintasuunnitelma ei synny tyhjästä. Sen perusta on ajantasainen tieto työpaikan arjesta ja riskeistä. Kaksi tärkeintä työkalua tähän ovat säännölliset työpaikkakierrokset ja perusteellinen riskienarviointi.
Työpaikkakierrokset ovat mainio tapa bongata turvallisuuspuutteita ja parannuskohteita juuri siellä, missä työtä tehdään. Kierroksilla toimikunnan jäsenet katsovat yhdessä esimerkiksi koneiden suojauksia, työskentelytapoja, yleistä siisteyttä ja ergonomiaa. Kaikki havainnot kirjataan ylös, ja niistä muovataan konkreettisia parannusehdotuksia.
Toinen, laajempi työkalu on lakisääteinen riskienarviointi. Sen avulla tunnistetaan järjestelmällisesti kaikki työhön liittyvät vaarat ja arvioidaan niiden merkitys. Kattava riskienarviointi on kaiken työsuojelutoiminnan perusta. Oppaamme kertoo tarkemmin, miten riskien arviointi työpaikalla tehdään käytännössä. Nämä arvioinnit paljastavat juuri ne kipupisteet, joihin toimintasuunnitelmassa on tartuttava ensimmäisenä.
Toimiva toimintasuunnitelma on elävä asiakirja, ei kertaluontoinen paperi mappiin. Sitä pitää päivittää säännöllisesti, vähintään kerran vuodessa, ja aina kun työoloissa tapahtuu merkittäviä muutoksia.
Toimintasuunnitelman rakentaminen askel askeleelta
Kun lähtötiedot on kerätty, on aika kääriä hihat ja laatia itse suunnitelma. Hyvä suunnitelma on selkeä, konkreettinen ja kaikkien ymmärrettävissä. Sen tulee vastata ainakin kysymyksiin: mitä tehdään, miksi, kuka tekee ja milloin?
Näillä askelilla pääsee hyvin alkuun:
Aseta tavoitteet: Määritelkää selkeät ja mitattavat päämäärät. "Turvallisuuden parantaminen" on liian ympäripyöreä. "Vähennetään työtapaturmien määrää 15 % seuraavan vuoden aikana" on sen sijaan konkreettinen tavoite.
Määrittele toimenpiteet: Pilkkoikaa tavoitteet käytännön teoiksi. Jos tavoitteena on parempi ergonomia, toimenpiteitä voivat olla sähköpöytien hankinta, henkilöstön koulutus oikeisiin työasentoihin tai taukojumppien järjestäminen.
Nimeä vastuuhenkilöt: Jokaiselle toimenpiteelle on nimettävä vastuuhenkilö. Tämä varmistaa, että asiat eivät jää ilmaan roikkumaan, vaan joku oikeasti vie niitä eteenpäin.
Aikatauluta: Lyökää lukkoon realistinen ja sitova aikataulu jokaiselle tehtävälle. Aikataulu auttaa pysymään kärryillä ja pitää pyörät pyörimässä.
Sovi seurannasta: Päättäkää, miten toimenpiteiden edistymistä ja tavoitteiden saavuttamista seurataan. Tämä on luontevaa tehdä esimerkiksi toimikunnan säännöllisissä kokouksissa.
Esimerkki toimintasuunnitelman kohdasta
Otetaanpa käytännön esimerkki tuotantolaitoksesta, jossa riskienarviointi paljasti melusta johtuvan kuulovaurioriskin. Tavoitteena on melualtistuksen vähentäminen. Ensimmäinen toimenpide on melumittausten teettäminen tuotantotiloissa, josta vastaa työsuojelupäällikkö Matti Meikäläinen. Tämän on määrä valmistua 31.3. mennessä, ja seurantaa suoritetaan toimikunnan kokouksessa toisella vuosineljänneksellä. Toinen toimenpide on hankkia henkilökohtaisia ja sopivia kuulosuojaimia, mistä vastaa esihenkilö Anna Virtanen. Tämän toimenpiteen deadline on 30.4., ja edistymistä seurataan tiimipalavereissa. Kolmanneksi, järjestetään koulutus kuulosuojainten oikeasta käytöstä ja huollosta, jonka vastuuhenkilönä toimii työterveyshoitaja. Tämä koulutus toteutetaan toukokuun aikana, ja osallistujalista toimii seurannan välineenä. Tällainen selkeä rakenne tekee suunnitelmasta työkalun, jota on helppo seurata ja joka ohjaa toimintaa oikeaan suuntaan. Suunnitelmallisuus on tärkeää myös siksi, että viranomaiset valvovat työsuojelua aktiivisesti. Esimerkiksi vuosina 2017–2020 työsuojeluviranomaiset tekivät lähes 90 000 työpaikkatarkastusta lähes 38 000 työnantajan tiloihin, joten dokumentaation on syytä olla kunnossa. Toimintasuunnitelman avulla työsuojelutoimikunta varmistaa, että sen työ on strategista ja ennakoivaa toimintaa kohti turvallisempaa ja terveellisempää työpaikkaa – ei pelkkää ongelmiin reagoimista.
Tehokkaat kokoukset ja selkeä pöytäkirja
Kokoukset ovat työsuojelutoimikunnan toiminnan ehdoton ydin. Juuri niissä tiedot liikkuvat, päätökset syntyvät ja turvallisuusasiat saavat vauhtia. Mutta on oltava tarkkana – tehottomat ja päämäärättömät palaverit voivat nopeasti tappaa parhaankin innon ja vesittää koko toimikunnan pelkäksi muodollisuudeksi.
Hyvin vedetty kokous on kuin taitavasti navigoitu laiva. Se etenee määrätietoisesti kohti satamaa, eikä jää ajelehtimaan turhiin sivuvirtoihin. Kaikki lähtee liikkeelle kunnon valmistelusta, joka varmistaa, että jokainen osallistuja tietää, miksi kokoonnutaan ja mitä tapaamiselta odotetaan.
Esityslista on kokouksen selkäranka
Onnistuneen kokouksen paras työkalu on selkeä ja etukäteen toimitettu esityslista. Se ei ole vain aikataulun vahti, vaan se herättelee ajatuksia ja antaa jäsenille mahdollisuuden perehtyä käsiteltäviin aiheisiin rauhassa. Ilman esityslistaa keskustelu lähtee helposti laukalle, ja kaikkein tärkeimmät asiat saattavat jäädä kokonaan käsittelemättä.
Hyvä esityslista sisältää ainakin nämä kohdat:
Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen: Varmistetaan, että kaikki ovat yhtä mieltä siitä, mitä viimeksi sovittiin.
Sovittujen toimenpiteiden seuranta: Käydään läpi, miten aiemmin päätetyt tehtävät ovat edenneet. Onko jotain saatu valmiiksi? Missä kaivataan apua?
Uudet käsiteltävät asiat: Tähän kootaan kaikki ajankohtaiset aiheet, kuten työpaikkakierroksen havainnot, sattuneet läheltä piti -tilanteet tai henkilöstön esiin nostamat huolet.
Seuraavan kokouksen ajankohta: Lyödään lukkoon uusi tapaaminen, jotta toiminta pysyy säännöllisenä ja ennakoitavana.
Vinkki: Hyvin laadittu esityslista ei ole vain lista aiheita, vaan se kertoo, mitä kullakin asialla tavoitellaan. Onko tarkoitus vain tiedottaa, keskustella vai tehdä konkreettinen päätös? Tämä auttaa suuntaamaan keskustelua heti oikeille raiteille.
Pöytäkirja – enemmän kuin vain muistio
Jos esityslista on kokouksen selkäranka, pöytäkirja on sen muisti. Se ei ole mikään turha lakisääteinen paperi, vaan aivan keskeinen työkalu. Se todentaa tehdyt päätökset, osoittaa vastuut ja toimii samalla tärkeänä viestinä koko henkilöstölle. Hienotkaan suunnitelmat eivät ole minkään arvoisia, jos ne jäävät vain puheen tasolle.
Pöytäkirja on virallinen dokumentti, joka osoittaa, että työsuojelutoimikunta hoitaa tehtäväänsä niin kuin kuuluu. Selkeästi kirjoitettu pöytäkirja on myös loistava viestintäväline. Kun sen tiivistelmän jakaa vaikkapa intranetiin tai kahvihuoneen ilmoitustaululle, toiminnasta tulee läpinäkyvää ja henkilöstön luottamus kasvaa.
Miten laatia pöytäkirja, joka oikeasti toimii?
Toimivan pöytäkirjan ei tarvitse olla romaani. Tärkeintä on, että siitä käyvät ilmi olennaiset asiat selkeästi ja ilman tulkinnanvaraa. Sen sijaan, että kirjaat ylös jokaisen yksittäisen kommentin, keskity lopputuloksiin.
Käytännössä hyvä pöytäkirja vastaa kolmeen kysymykseen:
MITÄ päätettiin? Kirjaa päätös täsmällisesti ja ytimekkäästi. Vältä ympäripyöreitä ilmauksia.
KUKA tekee? Nimeä selkeästi vastuuhenkilö jokaiselle sovitulle toimenpiteelle.
MIHIN mennessä? Aseta jokaiselle tehtävälle realistinen mutta sitova määräaika.
Alla on yksinkertainen malli, jota voit helposti muokata oman työpaikkasi tarpeisiin. Asia: Melu tuotantohallissa Keskustelun pääkohdat: Työntekijät ovat raportoineet lisääntyneestä melusta. Havaintoa tukevat myös työpaikkakierroksen huomiot. Päätös: Päätettiin teettää viralliset melumittaukset ja hankkia tarvittaessa uusia, tehokkaampia kuulosuojaimia. Toimenpide ja vastuuhenkilö: Työsuojelupäällikkö tilaa mittaukset työterveydeltä. Esihenkilö selvittää suojainvaihtoehdot. Aikataulu: Mittaukset tilataan 2 viikon kuluessa. Suojainvaihtoehdot selvitetään 1 kk kuluessa. Asia: Ergonomia toimistolla Keskustelun pääkohdat: Toimistolla on ilmennyt niska-hartiaseudun vaivoja. Syyksi epäillään puutteellisia työasentoja ja -välineitä. Päätös: Päätettiin järjestää koko toimistohenkilöstölle ergonomiaopastus ja kartoittaa säädettävien pöytien tarve. Toimenpide ja vastuuhenkilö: Työsuojeluvaltuutettu pyytää tarjoukset koulutuksesta työterveydeltä. Aikataulu: Koulutustarjous pyydetään kuukauden sisällä. Tällainen selkeä ja toimintaa ohjaava kirjaustapa varmistaa, että kokouksissa sovitut asiat eivät jää ilmaan roikkumaan, vaan muuttuvat konkreettisiksi teoiksi. Näillä teoilla parannetaan aidosti työpaikan turvallisuutta ja hyvinvointia.
Työsuojelutoimikunta käytännössä – vastauksia yleisimpiin kysymyksiin
Työsuojelutoimikunnan ympärillä pyörii usein monenlaisia käytännön kysymyksiä. Mieltä saattaa askarruttaa niin perustamisvelvollisuus kuin kokousten tiheyskin. Tähän on koottu vastauksia niihin pulmiin, jotka tapaavat nousta esiin työpaikkojen arjessa.
Ennen kaikkea on hyvä muistaa, miksi toimikunta on olemassa: se ei ole pelkkä byrokraattinen velvoite, vaan lakiin perustuva työkalu, jolla varmistetaan, että työturvallisuutta kehitetään yhdessä.
Pitääkö toimikunta perustaa, jos työntekijöitä on alle 20?
Ei tarvitse. Laki on tässä selkeä: velvollisuus perustaa työsuojelutoimikunta syntyy, kun työpaikalla on säännöllisesti töissä vähintään 20 työntekijää. Tätä pienemmissä yrityksissä homma hoituu niin, että työsuojeluvaltuutettu edustaa henkilöstöä yksin.
Toisaalta mikään ei estä perustamasta toimikuntaa myös vapaaehtoisesti, ja se on usein todella fiksu veto. Se antaa yhteistyölle selkeät raamit ja varmistaa, että tieto kulkee sujuvasti niin työntekijöiltä johdolle kuin toisinkin päin.
Kuinka usein toimikunnan on pakko kokoontua?
Laki ei sido käsiä tarkalla aikataululla. Hyväksi ja vakiintuneeksi nyrkkisäännöksi on kuitenkin muodostunut kokoontuminen säännöllisin väliajoin, esimerkiksi neljä kertaa vuodessa. Tällainen neljännesvuosittainen rytmi pitää toiminnan suunnitelmallisena ja takaa, että ajankohtaiset asiat ehditään käsitellä ilman turhaa viivettä.
Tärkeintä on kuitenkin se, että kokouksia pidetään riittävän usein. Vain siten toimikunta pysyy kartalla työympäristön muutoksista ja voi tarttua henkilöstöltä nouseviin huoliin.
Pidetään mielessä, että työsuojeluyhteistoimintaan käytetty aika on aina työaikaa, oli kyse sitten kokouksesta tai työpaikkakierroksesta. Työnantajan velvollisuus on korvata tehtävien hoitamisesta syntyvä ansionmenetys maksamalla siitä normaali palkka.
Mitä tehdä, jos työnantaja ei perusta toimikuntaa, vaikka laki vaatii?
Jos työnantaja jättää toimikunnan perustamatta, vaikka työntekijöitä on yli kaksikymmentä, ei asiaa kannata jättää sikseen. Kyseessä on selkeä laiminlyönti.
Ensimmäinen askel on ottaa yhteys omaan ammattiliittoon tai olla suoraan yhteydessä aluehallintoviraston (AVI) työsuojelun vastuualueeseen.
Työsuojeluviranomainen voi antaa työnantajalle ensin kehotuksen ja tarvittaessa velvoittavan määräyksen hoitaa asia kuntoon. Jos sekään ei auta, voidaan määräystä tehostaa uhkasakolla, jotta lakisääteinen velvollisuus tulee viimein täytettyä.
Onko tiimisi lakisääteisten pätevyyksien, kuten Työturvallisuuskortin, ensiapukoulutuksen tai tulityökortin, päivitys ajankohtaista? Sec And Safe Solutions Oy järjestää joustavasti yrityskohtaisia ja kaikille avoimia koulutuksia ympäri Suomen. Varmista porukkasi osaaminen ja turvallisuus – tutustu kattavaan koulutustarjontaamme ja pyydä tarjous.
